Manter registradas a entrada e a saída de capital é fundamental em qualquer tipo de empresa. Tendo esse controle, é mais fácil entender a situação pela qual ela está passando e evitar problemas. Essas anotações são feitas normalmente em um documento chamado livro-caixa. Mas você sabe o que é isso?

Quem precisa entender o que é um livro-caixa e os processos envolvidos nele, além de como usar um software de gestão financeira para fazer essas anotações, está no lugar certo. Neste post, você aprenderá mais sobre essas duas ferramentas. Boa leitura!

O que é um livro-caixa

O livro-caixa é um documento que contém todas as despesas e ganhos da empresa, desde a entrada de capital aos gastos com material, pagamentos de funcionários etc. Ou seja, o livro-caixa controla a movimentação do fluxo de caixa. Seus lançamentos são feitos, obviamente, quando há movimentação, mas é importante avaliar e consultar esse documento em um intervalo de tempo regular.

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Além disso, é importante realizar um balanço mensal, vendo o que foi gasto e em qual setor e se as despesas podem ser reavaliadas. Sem esses registros, aumenta a probabilidade de perdas financeiras da empresa.

Objetivos do livro-caixa

Seu principal objetivo é organizar o setor financeiro da empresa, evitando a perda de controle do fluxo de caixa, o que ofereceria prejuízo para a companhia. Além disso, ele ajuda quando é necessário fazer balanço patrimonial ou declaração de Imposto de Renda.

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Vale ressaltar que, apesar de ser importante, o livro-caixa é facultativo para as empresas, com exceção das que optam pelo regime tributário Simples Nacional — essas são obrigadas a manter registro do livro-caixa, de acordo com a Lei 9317/96.

Estrutura do livro-caixa

Existem algumas variações, mas, em geral, o livro-caixa segue um modelo que contém os seguintes campos:

  • saldo anterior: antes de se iniciar o dia, costuma-se colocar qual era o saldo do final do dia anterior, facilitando as movimentações;
  • data: quando a movimentação foi realizada;
  • histórico: fazer uma breve descrição da entrada. Por exemplo, “pagamento referente ao fornecedor X”;
  • créditos: referentes à entrada de capital na empresa. Caso não haja esse lançamento, costuma-se deixar em branco ou pôr um traço;
  • débitos: referem-se a pagamentos realizados. Caso a movimentação não seja de débito, novamente deixe em branco ou coloque um traço;
  • saldo final: após lançar uma entrada no livro, subtraia ou some, dependendo do tipo de movimentação, do saldo anterior, facilitando, assim, o controle financeiro.
  • Vale lembrar que, caso haja recibos de qualquer movimentação financeira, é importante mantê-los anexados ao livro-caixa, para ter controle e facilitar no momento de efetuar a conferência.

Registros em dia

Não é preciso dizer que é importante manter todas as movimentações do livro-caixa em dia. Com isso, é possível ter controle de todos os gastos, além de saber como está a situação financeira detalhadamente, mantendo um equilíbrio financeiro.

Sabendo dessa importância, é bom ter o costume de lançar no livro essas movimentações, visando deixar em ordem o controle financeiro.

Porque substituir o livro-caixa por um software de gestão financeira

O livro-caixa é parte essencial do controle financeiro de uma empresa, no entanto, lidar com o livro físico pode ser complicado e demandar muito tempo. Para auxiliar nesse processo, existem softwares de gestão empresarial.

Essa ferramenta confere mais agilidade no cotidiano de sua empresa, pois conta com um sistema amigável com o usuário, descomplicando as regras do livro-caixa tradicional. As vantagens de usar um software de gestão online são enormes.

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Por isso, vale a pena considerar o uso de um gerenciador financeiro empresarial para auxiliar nesse processo. Veja abaixo alguns motivos para trocar lápis e papel por um programa de gestão!

Facilidade no uso

O que pode assustar muitos empreendedores na hora de lidar com os gastos são as normas que livro-caixa exige. Um software de gestão, por outro lado, facilita esse registro.

O sistema organiza os lançamentos em ordem cronológica, com campos específicos para cada dado, além de realizar as operações matemáticas automaticamente. Além disso, ele suporta a importação de planilhas de gastos, unificando os dados.

Realização rápida de balanços

É sempre bom saber a situação financeira da empresa, mas, muitas vezes, realizar esse balanço pode demandar muito tempo, ficando inviável fazê-lo frequentemente. Porém, com um software de gestão financeira, é possível realizá-lo rapidamente.

Tendo essa ferramenta a seu favor, é possível tomar decisões em um curto espaço de tempo, sabendo se é adequado realizar determinada compra ou investimento. Assim, sua empresa ganhará maior dinamismo.

Segurança

Um receio que se costuma ter quando se fala em ambiente virtual é a segurança dos dados. No entanto, os softwares de gestão online contam com sistemas de criptografia, garantindo total privacidade nos seus dados. Caso eles sejam interceptados, estarão ilegíveis.

Além disso, os sistemas web que rodam diretamente no navegador podem ter backups de segurança na nuvem, aumentando ainda mais a integridade dos dados.

Redução de erros e gastos

Como o software online disponibiliza muitas ferramentas automáticas, ele reduz a ação humana no registro de dados, diminuindo o risco de erros. Basta lançar as despesas e os créditos que o software de gestão financeira empresarial realiza as demais tarefas.

Além disso, uso de um gerenciador financeiro online reduz gastos com mão de obra, uma vez que, com sua facilidade de uso, não é preciso contratar um especialista na área. O software de gestão apresenta uma interface bem intuitiva, sendo muito amigável com o usuário.

Projeção de caixa

Por meio das informações geradas pelo software, é possível realizar uma previsão financeira de sua empresa. Com o lançamento de gastos futuros, o sistema consegue avaliar se a empresa estará pronta para lidar com essa saída de capital.

Assim, é possível se planejar e, caso sejam identificados problemas, reveja os gastos e tome decisões para que a sua empresa não passe por dificuldades econômicas. Ou seja, com essas informações, fica muito mais fácil identificar problemas e superar obstáculos.

Busca rápida

Imagine que você precisa de informações sobre um lançamento feito há dois meses. Buscá-las em um livro convencional pode dar um trabalho enorme, ainda mais se você não souber o dia exato do ocorrido.

Já com um software de gestão, basta digitar no campo de pesquisa para encontrar as informações rapidamente. Ou seja, com ele você ganha tempo e agilidade, resolvendo, em segundos, tarefas que levariam muito tempo.

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Conclusão

Apesar de não ser obrigatório para diversas empresas, é extremamente importante saber o que é um livro-caixa, como usá-lo no controle financeiro e na hora de tomar certas decisões. No entanto, manter essas anotações em dia pode ser uma tarefa difícil.

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Para isso, um software de gestão pode auxiliar a vencer o medo de manter um livro-caixa. Sua interface intuitiva e a automatização de processos auxiliam nessa tarefa, fazendo com que você gaste menos tempo com a parte financeira da empresa. Portanto, pare de desperdiçar seu tempo e deixe a tecnologia trabalhar por você!

Conseguiu entender o que é um livro-caixa? Esperamos que o conteúdo tenha te ajudado. Marque nos comentários alguém que precisa saber das vantagens de um Software de Gestão Online!