Saber como estruturar a área de compras de uma empresa é fundamental para ajudar a reduzir custos operacionais e a aumentar a lucratividade do negócio.
Um dos motivos que levam a resultados como esses é que esse setor é o responsável pela aquisição de matérias-primas e contratação de serviços que são essenciais para o fluxo produtivo da companhia.
Partindo desse princípio, quanto mais bem formatado for, mais dinâmico e alinhado com o planejamento financeiro e plano de crescimento do negócio ele se torna.
Relacionado a isso, a construção correta desse departamento é essencial para aprimorar a gestão, visto que um bom gerenciamento só é possível se os principais pilares estiverem devidamente definidos.
Por razões desse tipo é que é tão importante você saber como estruturar a área de compras do seu negócio. Então siga a leitura e confira cinco dicas de como fazer essa estruturação!
5 dicas de como estruturar a área de compras
Na lista de dicas para estruturar corretamente a área de compras da sua empresa, as cinco que mais se destacam são:
- elabore um bom planejamento;
- defina o fluxo de compras que deverá ser seguido;
- estabeleça parâmetros para a gestão de fornecedores;
- padronize os processos definidos;
- treine adequadamente os colaboradores.
Elabore um bom planejamento
Assim como todas as estruturações corporativas, essa também deve começar por um bom planejamento. Nesse caso em especial, essa etapa deve contemplar pontos como:
- identificação das necessidades e objetivos da construção de um departamento de compras;
- criação de regras e políticas internas de funcionamento do setor;
- definição do relacionamento da área com outros departamentos;
- estabelecimento de funções, cargos e responsabilidades.
Basicamente, é possível dizer que esse planejamento servirá como guia para construção das outras etapas a serem realizadas.
Defina o fluxo de compras que deverá ser seguido
A segunda dica de como estruturar a área de compras é definir o fluxo de compras que precisará ser seguido por toda a empresa.
Na prática, isso significa mapear as fases desse processo e como elas devem ser realizadas.
Em outras palavras, consiste em determinar como os departamentos devem preencher e enviar a requisição de compras, quem deverá autorizar, por quais áreas esse documento precisa passar, entre outras ações relacionadas.
Uma boa maneira de facilitar esse processo é usando ferramentas como um fluxograma de compras, que ajuda a ter uma visão completa de todos os estágios e ciclos, bem como contribui para organizar e padronizar esse departamento.
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Estabeleça parâmetros para a gestão de fornecedores
Outra dica que não poderia faltar sobre como estruturar a área de compras da sua empresa é estabelecer os parâmetros da gestão de fornecedores adotada.
Aqui, estamos nos referindo a, por exemplo, definir quais serão as regras de negociação utilizadas com esses parceiros. Afinal, um dos papéis dos compradores é identificar o melhor custo-benefício para a empresa.
Todavia, é preciso considerar que buscar saving a todo custo pode comprometer a qualidade dos insumos e serviços adquiridos, assim como comprometer o relacionamento com os fornecedores.
Por isso, o ideal é que os profissionais dessa área tenham parâmetros de negociação a serem seguidos, a fim de saberem identificar, com mais clareza, quando assumir gastos maiores é mais vantajoso para a companhia do que pagar preços mais baratos.
Padronize os processos definidos
Anteriormente, dissemos que o fluxograma de compras ajuda a organizar e padronizar os processos dessa área, se lembra? Pois bem, seguindo essa linha de raciocínio, também é bem importante ter documentos que registrem a padronização desse setor.
Em resumo, seria algo como um guia a ser seguido pelos profissionais desse departamento e de outros, a fim de saberem como proceder sempre que forem requisitar algum insumo ou serviço.
Ao padronizar os processos, a dinâmica do setor fica muito mais fluida e precisa. Somado a isso, pontos de gargalos são eliminados, a comunicação se torna mais clara e a finalização da compra tende a acontecer em menos tempo e com bem menos erros.
Treine adequadamente os colaboradores
Porém, para que resultados como esses sejam alcançados, é essencial que todos os colaboradores sejam devidamente treinados.
Aqui, é preciso considerar a orientação correta aos profissionais que fazem parte do setor de compras, e também dos funcionários de outros setores que terão contato direto com essa área para requisitar os itens e serviços necessários.
Entre os objetivos com essa prática estão: garantir que todos "falem a mesma língua", que sigam o fluxo definido e, com isso, evitem desentendimentos, ruídos na comunicação e atrasos nas aquisições.
Como melhorar a gestão de área de compras?
Após a estruturação, é preciso considerar como será o gerenciamento dessa área, concorda? Quanto a isso, é interessante você conhecer algumas boas práticas voltadas para o aprimoramento da gestão de compras, por exemplo:
- sempre alinhe o volume de aquisição à previsão produtiva;
- relacione a área de compras ao setor de estoque;
- evite tornar a empresa dependente de um único fornecedor;
- use a tecnologia para otimizar as atividades que precisam ser realizadas.
Sempre alinhe o volume de aquisição à previsão produtiva
Antes de prosseguir com a compra, confirme se ela realmente é necessária. Esse cuidado extra evita gastos desnecessários e perda de materiais decorrentes de aquisições excessivas.
Uma forma de fazer isso é verificando a previsão produtiva da empresa. Por exemplo, analisar se o fluxo de entrega de produtos e serviços requer mais insumos, ou se é possível atendê-lo com o que a empresa já tem em estoque.
Relacione a área de compras ao setor de estoque
Por falar em estoque, esse setor precisa estar diretamente relacionado com o de compras.
O motivo é um tanto óbvio, mas, por vezes, negligenciado: somente com esse alinhamento é possível saber o que a empresa tem disponível para uso e o que precisa ser adquirido para evitar desabastecimento e, consequentemente, parada na linha de produção.
Evite tornar a empresa dependente de um único fornecedor
No que se refere ao desabastecimento, outra forma de evitá-lo é não depender de um único fornecedor. Exceto se for um insumo ou serviço específico e pontual, o ideal para uma boa gestão de compras é contar com mais de uma empresa fornecedora qualificada em sua base.
O uso de uma fundação de dados de fornecedores compartilhada é uma das melhores maneiras de identificar bons fornecedores rapidamente. Isso porque essa é uma ferramenta que permite o compartilhamento de cadastros de fornecedores entre os usuários de um mesmo sistema.
Como resultado, você tem a chance de aproveitar insights gerados por outros compradores, reduzir o tempo necessário para encontrar empresas fornecedoras capacitadas para atender seu negócio, entre diversas outras vantagens.
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Use a tecnologia para otimizar as atividades que precisam ser realizadas
Partindo desse princípio, o uso da tecnologia se torna essencial para otimizar as atividades pertinentes ao setor de compras.
Com os softwares certos, é possível eliminar tarefas manuais, reduzir os erros que podem acontecer quando algo é realizado dessa forma e aumentar a produtividade dos profissionais da área, obtendo mais e melhores resultados.
Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques!
