Tão importante quanto ter um negócio rentável, é saber gerenciar o fluxo de caixa. Alguns erros são bastante comuns na hora de elaborar o controle de fluxo da empresa. E alguns empreendedores acabam fazendo escolhas equivocadas, seja por inexperiência ou mesmo desconhecimento da área financeira, comprometendo uma boa avaliação do fluxo de recursos do negócio e assim seu correto gerenciamento.

Elaboramos 11 erros de fluxo de caixa que sua empresa não pode cometer. Quer saber quais são? Acompanhe o post de hoje!

1. Não atualizar o fluxo de caixa com periodicidade

A correria do dia a dia faz com que muitos empreendedores deixem para atualizar seu fluxo uma vez por semana ou mensalmente. Contudo, os pagamentos e recebimentos são diários e, se você não conhece as informações com precisão, não poderá tomar qualquer tipo de decisão confiável.

Não são raras as vezes que o dinheiro sai do caixa para comprar um material de expediente ou mesmo pagar uma dívida, mas nem sempre estas saídas são contabilizadas no lançamento mensal ou mesmo registradas instantaneamente. O acompanhamento diário é essencial para se ter um bom controle do fluxo de caixa, o que possibilita ao gestor identificar problemas e riscos financeiros com antecedência e tomar providências em tempo hábil para evitar consequências graves.

Dica: o sistema Flua envia diariamente um lembrete por e-mail com contas a pagar e a receber. Para manter o fluxo atualizado, basta acessá-lo e marcar como realizado.

2. Não categorizar os lançamentos do caixa

É fundamental que o gestor registre separadamente as entradas e saídas previstas e as que já foram efetivamente realizadas, e saiba de onde vieram, para onde foram e quando foram. De nada adianta um fluxo de caixa se você não souber organizar e categorizar os diferentes pagamentos e recebimentos.

Além disso, é preciso fazer a distinção de itens como impostos, pró-labore e funcionários, o que permite organização e controle sobre cada centavo pago e recebido. Quando o gestor tem conhecimento de quais áreas estão sendo gastos mais recursos, é possível traçar estratégias para diminuir despesas desnecessárias. Da mesma forma que os recebimentos, categorizando as receitas é possível detectar onde estão as maiores rentabilidades e direcionar maiores investimentos para certas áreas.

Dica: entenda como categorizar as suas contas lendo o artigo: Categorias financeiras.

3. Utilizar categorias genéricas

Você já entendeu a importância de utilizar categorias no tópico anterior, agora não caia na tentação de ser genérico na hora de criar novas categorias. É mais comum do que você imagina ter alguns momento de criatividade limita, ou ainda, preguiça...

Infelizmente é comum encontrar entradas e saídas categorizadas como "Outras entradas", "Entradas diversas", "Outras saídas" e "Saídas diversas", e isso é o mesmo que nada! Valorize sua organização! Ela te salvará futuramente na prestação de contas e no seu planejamento orçamentário!

4. Contar com dinheiro que ainda não entrou

Esta é uma situação muito comum de ocorrer nas empresas e, um grande erro também: contar com dinheiro que ainda não entrou em caixa. Por exemplo, uma venda parcelada em 5 vezes, com a primeira parcela a ser paga pelo cliente após 30 dias. Ou seja, isso significa que uma parcela do dinheiro irá entrar daqui a 30 dias e não que o montante total da venda foi vendida no dia. Muitos empreendedores acabam gastando antecipadamente antes mesmo do dinheiro entrar, sem se dar conta que correm um grande risco do cliente atrasar, uma despesa mais urgente surgir, os bancos entrarem em greve ou de ocorrer qualquer outro imprevisto que impossibilite que efetivamente o dinheiro entre para a empresa.

O ideal é aguardar para que os recebimentos sejam concretamente efetuados antes de realizar qualquer tipo de investimento ou gasto - evitando que o caixa fique negativo. A dica aqui é: não lançar vendas em vez de recebimentos, para não gastar antecipadamente.

Dica: acompanhe através do software financeiro Flua os saldos consolidados e o fluxo de caixa projetado para tomar as suas decisões.

5. Trabalhar com estoque abarrotado

Estoque parado, dinheiro parado. Assim como não dá para ter venda se não tiver itens em estoque. Em ambos os casos a palavra a ser utilizada é ‘prudência’. Se você tem um bom controle de fluxo de caixa e sabe realmente o quanto de vendas efetuou nos últimos meses, é possível fazer uma estimativa de estoque para não comprar mais do que precisa e tão pouco que falte para suprir a demanda. Analisar a quantidade de produtos através do fluxo de caixa é a melhor saída para compor um estoque enxuto.

6. Contas pessoais e contas da empresa

Este talvez seja um dos erros mais comuns cometidos pelas empresas, principalmente para empreendedores principiantes: confundir as contas pessoais com as contas da empresa. É preciso entender que o caixa da empresa não é sua conta bancária e que está ali para fazer saques sempre que precisar. Tente estabelecer um valor fixo para o pro labore e incluí-lo no planejamento mensal do fluxo de caixa, isto vai evitar que retiradas constantes possam causar perdas maiores.

Dica: Quer mais motivos para separar suas finanças pessoais das da empresa? Então leia: 
Por que separar o controle financeiro empresarial do pessoal?

Já conheceu o Flua

7. Ter inconsistência nas informações lançadas

De nada adianta lançar um grande volume de informações no fluxo de caixa todos os dias se esses dados não apresentarem o detalhamento ideal.

Por exemplo, indicar que no dia de hoje aconteceu “+ R$ 50 p/ banco” pode significar entrada de R$ 50 na venda de bancos, mas, ao término do mês, a pessoa pode entender algo como “pagar R$ 50 ao banco”.

E é aí que a confusão começa, promovendo diversas inconsistências e erros de fluxo de caixa. Com isso, é certo que o profissional comprometerá um bom tempo tentando se lembrar do significado da observação. Isso sem mencionar a possibilidade de interpretar erroneamente a anotação sem que se note.

Sendo assim, para que se evitem erros de fluxo de caixa, é fundamental manter informações claras e completas em todos os registros que forem feitos.

8. Superestimar a previsão

Errar no lançamento de informações, deixar lacunas no detalhamento diário e até as oscilações de faturamento causadas pela sazonalidade das vendas podem fazer com que qualquer empresa declare falência nos primeiros anos.

Dica: Saiba a diferença entre lucro e faturamento

E a estimativa de lucros elevados, demasiadamente otimistas, com base em palpites, informações imprecisas ou suposições infundadas, acaba traindo a organização em seu propósito de crescimento, contribuindo para o fracasso.

É por isso que quanto mais realistas forem as previsões, sobretudo, baseadas em projeções, de fato, concisas, maior será a capacidade de a empresa acertar nos próximos passos.

Erros no fluxo de caixa acontecem, mas quanto mais precisas forem as informações utilizadas, maiores serão as chances de a empresa seguir firme no mercado.

9. Fazer compras ou investimentos por impulso

Compras realizadas sem planejamento, com base apenas em iniciativas impulsivas, afetam tanto as empresas quanto a vida pessoal.

Não importa qual tenha sido o gasto ou a área afetada, seja investir num patrocínio sem antes analisar as condições, substituir equipamentos sem a análise do caixa ou comprar grandes encomendas em um mês desfavorável, tudo isso só trará prejuízos ao caixa da empresa.

Em síntese, se o estoque não apresentar movimentação e o retorno não acontecer em curto ou médio prazo, é fácil identificar que se trata de um gasto impulsivo, e poderá significar dinheiro indisponível para outras necessidades.

Ou seja, o ideal é aguardar a oportunidade certa para comprar grandes quantidades, pesquisar preços mais acessíveis e investir somente quando houver certeza de que será possível cobrir os gastos.

Dica: 5 dicas indispensáveis para reduzir gastos da sua empresa

10. Não usar um software de gestão financeira

Se valer de anotações ou planilhas eletrônicas para organizar o fluxo de caixa faz com que a empresa fique muito vulnerável a erros e problemas relacionados ao arquivamento de informações e confiabilidade de dados.

Não é à toa que a maior parte das organizações utiliza sistemas mais modernos, isto é, os softwares de gestão. Uma solução informatizada é o melhor investimento que a empresa pode fazer no intuito de reduzir — ou eliminar — erros de fluxo de caixa.

Essas soluções viabilizam — de forma automatizada e muito mais dinâmica — a gestão dos pagamentos e recebimentos, o registro de informação dos clientes e o monitoramento e controle do fluxo financeiro da empresa.

Em suma, contar com um sistema de gestão otimiza os processos da empresa e proporciona segurança e confiabilidade às informações, além de tornar as rotinas empresariais mais simples, oferecendo tranquilidade maior ao gestor para que possa se concentrar em outras demandas.

Já conheceu o Flua

11. Não conhecer os conceitos básicos sobre Fluxo de Caixa

Devida a importância desse assunto, escrevi um artigo super completo, explicando todos os detalhes e informações que você precisa saber para ter completo controle sobre fluxo de caixa.

Acesse agora! Fluxo de Caixa, o Guia Completo.

Curta e compartilhe nossa página no facebook e receba todas as nossas novidades! Corre lá!