Ter organização financeira é uma premissa básica para o sucesso das empresas. Se as grandes necessitam manter esse controle para garantir sua saúde financeira, as pequenas precisam dela para crescerem e se manterem sustentáveis. Um erro comum oriundo da falta de planejamento financeiro é o pagamento em duplicidade de compromissos.

Nesses casos, como proceder? Reunimos algumas orientações sobre como lidar com casos em que, por descuido ou um outro acontecimento, o pagamento de um compromisso é feito duas vezes. Confira o que deve ser feito!

Quando os erros de pagamento ocorrem

Um dos motivos principais do pagamento em duplicidade é a falta de organização financeira. Por isso, o planejamento das contas evita consideravelmente esse tipo de problema.

Se um empresário ou empreendedor não mantém um controle rígido e organizado de seus boletos e comprovantes de pagamento, por mais comando que tenha de sua conta e de seus extratos, é muito possível que, vez por outra, incorra nesse problema. Sobretudo nos negócios em que mais de uma pessoa é responsável pelos pagamentos.

A organização unificada das contas a pagar e seus respectivos comprovantes é a única forma de evitar esse erro.

Os sistemas de controle financeiro, como o Flua, permitem ver que o pagamento foi agendado, evitando que você esqueça que já o programou anteriormente.

Agendamento

Realizar o agendamento de um pagamento através do Internet Banking poderá ser um dos motivos para que um pagamento seja realizado em duplicidade. Você pode esquecer que já o fez e realizá-lo novamente. Com o Flua é possível visualizar na aba de contas a pagar todos os pagamentos que estão agendados, assim evita que erros possam acontecer, o gestor não perde tempo conferindo o que foi pago ou tentando resolver um erro de duplicidade.

agendamento 

Claro, sabemos que algumas vezes ocorre um problema de emissão da empresa credora, que duplica a cobrança em boleto ou cartão de crédito, por exemplo. Contudo, mas o controle prévio do pagamento de contas por meio da verificação dos lançamentos futuros, mesmo em débito em conta ou cartão, pode impedir a efetivação do pagamento. Acredite: pode ser mais fácil evitar a cobrança do que reaver o valor pago.

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Finanças podem se tornar fáceis de gerenciar

O primeiro passo é negociar com o credor

Se isso aconteceu em seu negócio, saiba que há solução. Independentemente de o erro de pagamento em duplicidade ter sido de responsabilidade do setor responsável na sua empresa, você não deve ser onerado por isso. 

A empresa credora tem a obrigação de reaver o valor pago ou descontar o correspondente em contas a vencer.

Dica: 5 dicas indispensáveis para reduzir gastos da sua empresa

A negociação direta pode ser a melhor forma de evitar dores de cabeça maiores, e não é necessário recorrer a meios judiciais. Entretanto, se a empresa se negar a devolver o valor, a justiça garante seus direitos e, de modo algum, vai puni-lo por ter efetuado um pagamento duas vezes.

O que a justiça diz sobre pagamento em duplicidade

De acordo com órgãos como a Aneel e Anatel, que regulam, respectivamente, os serviços de fornecimento de energia elétrica e telefonia (incluindo serviços de internet e TV a cabo), nos casos em que a empresa se recuse a ressarcir o valor pago a maior ao consumidor, a penalidade é reavê-lo em duplicidade, com juros e correção monetária. 

O Código de Defesa do Consumidor também oferece ampara nesses casos, garantindo o mesmo direito, independentemente de o cliente ser pessoa física, jurídica ou mesmo um microempreendedor individual (MEI).

É importante registrar todos os protocolos de atendimento que a empresa é obrigada a fornecer sempre que você a contatar e quaisquer comunicações ou cobranças trocadas com o credor. Assim, é possível comprovar as tentativas amigáveis de recuperação amigável do valor.

Os benefícios da organização financeira

“É melhor prevenir do que remediar”. Esse sábio e antigo conselho vale mais do que nunca para essas situações. O melhor remédio para solucionar pagamentos em duplicidade é evitar que eles sejam efetivados.

Não somente relativo a essas situações, mas para garantir a saúde financeira do seu negócio, é fundamental ter uma boa gestão financeira, prever suas contas a pagar e a receber e evitar esse tipo de problema.

Quer organizar as finanças da sua empresa sem perder tempo? Então deixe o Flua te ajudar, teste agora mesmo!

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Conheça os melhores recursos para evitar pagamento em duplicidade

Já falamos muito sobre como proceder em casos de pagamentos em duplicidade e oferecemos alguns apontamentos sobre como não incorrer nesse tipo de erro. Agora, nos propomos a dar ainda mais atenção à segunda questão. Acompanhe os tópicos a seguir e conheça algumas dicas preciosas!

Organize a área contábil de sua empresa

A organização da área contábil de sua empresa está intimamente ligada à organização de seus negócios, mas como proceder em relação a isso?

Primeiramente, devemos esclarecer que é importante profissionalizar esse setor de seu negócio. Com isso, queremos expor que, se possível, você deve contar com um serviço especializado em contabilidade.

Isso contribuiu muito para a criação de práticas eficientes em gestão financeira, de modo a diminuir o pagamento de juros e multas por atraso e, claro, os pagamentos em duplicidade.

Nunca misture suas finanças pessoais com as de seu negócio

Um dos grandes problemas relacionados a qualquer pequeno negócio diz respeito à mistura das finanças pessoais com as da empresa. Qual pequeno empreendedor nunca cometeu esse equívoco, não é mesmo?

Nesse sentido, o melhor a se fazer é criar uma conta corrente exclusivamente para a sua organização. Isso facilita qualquer tipo de transação e permite que você tenha maior controle sobre a real situação financeira de seu negócio.

Dica: Saiba por que é uma péssima ideia misturar as finanças pessoais e empresariais

E, mais uma vez, o tão indesejado pagamento em duplicidade e todo o trabalho que envolve reaver essa receita perdida terão menos chances de ocorrer.

Implemente um software de gestão financeira

Pequenos e microempresários, profissionais liberais e afins, atualmente, já podem pensar em ter o próprio software de gestão financeira. Isso porque o investimento necessário para se adquirir esse tipo de sistema, com suas multifuncionalidades, felizmente são mais baixos quando comparados a tempos atrás.

O Flua oferece soluções personalizadas nessa área para todos os tipos de negócios. Assim, além de se evitar os pagamentos em duplicidade, você e seu negócio poderão usufruir das seguintes funcionalidades:

  • gestão de fluxo de caixa a partir da visualização de todos os lançamentos realizados por período;
  • relatórios financeiros com inúmeras variáveis atreladas a receitas e despesas, o que inclui a geração de gráficos;
  • diversos tipos de filtros para maior controle sobre os lançamentos, como receitas provenientes de cartões de crédito e débito, vendas parceladas e afins;
  • previsão de entradas e saídas por período, de modo a facilitar o planejamento financeiro de seu negócio;
  • importação de lançamentos via planilha. Assim, toda a memória de relatórios que você mantém off-line, poderão ser incorporadas ao software, facilitando sua organização;
  • disponibilização de demonstrativos de contas a pagar, com agendamento de pagamentos ou pagamentos parciais. Há inclusive o informe periódico de faturas a vencer por meio de lembretes.

O Flua ainda possui um sistema de fácil usabilidade, segurança de acesso garantida através de um Certificado de Segurança Digital (SSL), além de não precisar pagar licença de aquisição do sistema, você também não precisa adquirir um servidor para sua empresa e gastar com uma manutenção contínua. Diante de tanto benefícios é claro que você tem em mãos o controle total das finanças da sua empresa pagando um valor muito baixo. Então, está esperando o que para começar a usar o Flua hoje mesmo e não ter mais problemas de pagamentos em duplicidade?

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Fluxo de caixa para sua empresa

Fique atento, principalmente, em relação às nossas dicas sobre como otimizar a gestão financeira e contábil de seu negócio. Ao implementá-las, temos certeza de que haverá uma melhoria considerável na forma como você administra sua pequena empresa.

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