Ter organização financeira é uma premissa básica para o sucesso das empresas. Se as grandes necessitam manter esse controle para garantir sua saúde financeira, as pequenas precisam dela para crescerem e se manterem sustentáveis. Um erro comum oriundo da falta de planejamento financeiro é o pagamento em duplicidade de compromissos.

Nesses casos, como proceder? Reunimos algumas orientações sobre como lidar com casos em que, por descuido ou um outro acontecimento, o pagamento de um compromisso é feito duas vezes. Confira o que deve ser feito!

Quando os erros de pagamento ocorrem

Um dos motivos principais do pagamento em duplicidade é a falta de organização financeira. Por isso, o planejamento das contas evita consideravelmente esse tipo de problema.

Se um empresário ou empreendedor não mantém um controle rígido e organizado de seus boletos e comprovantes de pagamento, por mais comando que tenha de sua conta e de seus extratos, é muito possível que, vez por outra, incorra nesse problema. Sobretudo nos negócios em que mais de uma pessoa é responsável pelos pagamentos.

A organização unificada das contas a pagar e seus respectivos comprovantes é a única forma de evitar esse erro.

Aqui, uma dica interessante é saber quais sistemas de controle financeiro, como o Flua, permitem definir que o pagamento foi agendado, evitando que você esqueça que já o programou anteriormente.

Dica: Quando implantar um software de gestão financeira?

A facilidade em realizar o agendamento de um pagamento através do Internet Banking poderá ser um dos motivos para que um pagamento seja realizado em duplicidade. Você pode esquecer que já o fez e realizá-lo novamente.

Claro, sabemos que algumas vezes ocorre um problema de emissão da empresa credora, que duplica a cobrança em boleto ou cartão de crédito, por exemplo. Contudo, mas o controle prévio do pagamento de contas por meio da verificação dos lançamentos futuros, mesmo em débito em conta ou cartão, pode impedir a efetivação do pagamento. Acredite: pode ser mais fácil evitar a cobrança do que reaver o valor pago.

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O primeiro passo é negociar com o credor

Se isso aconteceu em seu negócio, saiba que há solução. Independentemente de o erro de pagamento em duplicidade ter sido de responsabilidade do setor responsável na sua empresa, você não deve ser onerado por isso. 

A empresa credora tem a obrigação de reaver o valor pago ou descontar o correspondente em contas a vencer.

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A negociação direta pode ser a melhor forma de evitar dores de cabeça maiores, e não é necessário recorrer a meios judiciais. Entretanto, se a empresa se negar a devolver o valor, a justiça garante seus direitos e, de modo algum, vai puni-lo por ter efetuado um pagamento duas vezes.

O que a justiça diz sobre pagamento em duplicidade

De acordo com órgãos como a Aneel e Anatel, que regulam, respectivamente, os serviços de fornecimento de energia elétrica e telefonia (incluindo serviços de internet e TV a cabo), nos casos em que a empresa se recuse a ressarcir o valor pago a maior ao consumidor, a penalidade é reavê-lo em duplicidade, com juros e correção monetária. 

O Código de Defesa do Consumidor também oferece ampara nesses casos, garantindo o mesmo direito, independentemente de o cliente ser pessoa física, jurídica ou mesmo um microempreendedor individual (MEI).

É importante registrar todos os protocolos de atendimento que a empresa é obrigada a fornecer sempre que você a contatar e quaisquer comunicações ou cobranças trocadas com o credor. Assim, é possível comprovar as tentativas amigáveis de recuperação amigável do valor.

Os benefícios da organização financeira

“É melhor prevenir do que remediar”. Esse sábio e antigo conselho vale mais do que nunca para essas situações. O melhor remédio para solucionar pagamentos em duplicidade é evitar que eles sejam efetivados.

Não somente relativo a essas situações, mas para garantir a saúde financeira do seu negócio, é fundamental ter uma boa gestão financeira, prever suas contas a pagar e a receber e evitar esse tipo de problema.

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Conheça os melhores recursos para evitar pagamento em duplicidade

Já falamos muito sobre como proceder em casos de pagamentos em duplicidade e oferecemos alguns apontamentos sobre como não incorrer nesse tipo de erro. Agora, nos propomos a dar ainda mais atenção à segunda questão. Acompanhe os tópicos a seguir e conheça algumas dicas preciosas!

Organize a área contábil de sua empresa

A organização da área contábil de sua empresa está intimamente ligada à organização de seus negócios, mas como proceder em relação a isso?

Primeiramente, devemos esclarecer que é importante profissionalizar esse setor de seu negócio. Com isso, queremos expor que, se possível, você deve contar com um serviço especializado em contabilidade.

Isso contribuiu muito para a criação de práticas eficientes em gestão financeira, de modo a diminuir o pagamento de juros e multas por atraso e, claro, os pagamentos em duplicidade.

Nunca misture suas finanças pessoais com as de seu negócio

Um dos grandes problemas relacionados a qualquer pequeno negócio diz respeito à mistura das finanças pessoais com as da empresa. Qual pequeno empreendedor nunca cometeu esse equívoco, não é mesmo?

Nesse sentido, o melhor a se fazer é criar uma conta corrente exclusivamente para a sua organização. Isso facilita qualquer tipo de transação e permite que você tenha maior controle sobre a real situação financeira de seu negócio.

Dica: Saiba por que é uma péssima ideia misturar as finanças pessoais e empresariais

E, mais uma vez, o tão indesejado pagamento em duplicidade e todo o trabalho que envolve reaver essa receita perdida terão menos chances de ocorrer.

Implemente um software de gestão financeira

Pequenos e microempresários, profissionais liberais e afins, atualmente, já podem pensar em ter o próprio software de gestão financeira. Isso porque o investimento necessário para se adquirir esse tipo de sistema, com suas multifuncionalidades, felizmente são mais baixos quando comparados a tempos atrás.

Algumas empresas especializadas soluções na área de tecnologia da informação oferecem soluções personalizadas nessa área para todos os tipos de negócios. Assim, além de se evitar os pagamentos em duplicidade, você e seu negócio poderão usufruir das seguintes funcionalidades:

  • gestão de fluxo de caixa a partir da visualização de todos os lançamentos realizados por período;
  • relatórios financeiros com inúmeras variáveis atreladas a receitas e despesas, o que inclui a geração de gráficos;
  • diversos tipos de filtros para maior controle sobre os lançamentos, como receitas provenientes de cartões de crédito e débito, vendas parceladas e afins;
  • previsão de entradas e saídas por período, de modo a facilitar o planejamento financeiro de seu negócio;
  • importação de lançamentos via planilha. Assim, toda a memória de relatórios que você mantém off-line, poderão ser incorporadas ao software, facilitando sua organização;
  • disponibilização de demonstrativos de contas a pagar, com agendamento de pagamentos ou pagamentos parciais. Há inclusive o informe periódico de faturas a vencer por meio de lembretes.

Com este post, esperamos ter trazido os melhores esclarecimentos sobre como proceder em caso de pagamento em duplicidade e as formas de evitar esse tipo de equívoco.

Fique atento, principalmente, em relação às nossas dicas sobre como otimizar a gestão financeira e contábil de seu negócio. Ao implementá-las, temos certeza de que haverá uma melhoria considerável na forma como você administra sua pequena empresa.

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